Che cos’è il fascicolo elettronico?

Il fascicolo è un complesso di documenti che appartengono o fanno riferimento a una pratica, a un affare, a un procedimento, a una materia, a una persona, etc. Il fascicolo cartaceo è costituito all’atto pratico, in genere, da una copertina di cartoncino colorato, detta in gergo “camicia”, che raccoglie al suo interno una serie di documenti. Il suo corrispondente in formato digitale è il fascicolo elettronico.

In archivistica il fascicolo costituisce l’unità di base di un archivio, vale a dire quella raccolta indivisibile di documenti che, proprio in quanto raccolti insieme secondo determinati criteri, documenta e testimonia tutto quanto vi è da sapere sul piano documentale rispetto a una specifica attività. Nel linguaggio comune si sente parlare spesso di “fascicolo giudiziario” (“la Procura ha aperto un fascicolo su…”): è esattamente ciò a cui ci riferiamo più in generale, che trova nell’ambito giudiziario un punto di particolare notorietà. Il termine fascicolo indica in questo caso l’azione giudiziaria stessa: il giudice “apre un fascicolo” nel momento in cui avvia un accertamento su fatti sui quali occorre indagare. Concretamente inizierà a inserire nella copertina i documenti che produce e che sono acquisiti nel corso della sua attività. Allo stesso modo tutti abbiamo sentito parlare del “fascicolo sanitario” o del “fascicolo del fabbricato”: si tratta di raccolte di documentazione che hanno una specifica finalità in ambiti e settori determinati.

Il fascicolo è certamente uno degli strumenti di lavoro più diffusi sia presso gli enti pubblici che presso i privati, ma è anche un oggetto di uso comune e presente ovunque esistano documenti: possiamo pensare, per esempio, al fascicolo che raccoglie le bollette delle nostre utenze domestiche. La sua grande diffusione è il chiaro sintomo della sua utilità, anzi della sua indispensabilità.

Quando dall’ambito analogico si passa a quello digitale intervengono, naturalmente, delle differenze di cui tener conto.

In senso molto ampio, tutti conosciamo e usiamo un genere di fascicoli elettronici: sono le “cartelline” presenti in tutti i file system dei nostri personal computer, oppure dei nostri server remoti (molti di noi utilizzano abitualmente servizi in cloud), generalmente rappresentate da una icona raffigurante una cartella di colore giallo, che raccolgono tutto ciò che riteniamo di volerci inserire per un qualche scopo o motivo: dalle foto delle “Vacanze 2018” a quelle del “Matrimonio” ai documenti fiscali da inviare al commercialista. Oppure, nei computer di lavoro, abbiamo cartelline organizzate per argomento, per materia, etc. che raccolgono tutto quello che occorre per svolgere gli incarichi che ci sono assegnati.

Naturalmente, le cartelle del file system sono da intendersi come dei “raccoglitori digitali”, intuitivi nell’uso, ma certo non in grado di rispondere alle necessità gestionali richieste da un’organizzazione sia in ambito pubblico che in quello privato.

Per questo motivo, soprattutto per l’ambito pubblico, ma ormai con una certa necessità e diffusione anche per quello privato, il legislatore ha nel tempo disciplinato le caratteristiche del fascicolo elettronico stabilendo una serie di requisiti che deve avere per soddisfare le garanzie richieste sul piano giuridico e documentale. Si deve ricordare, in tal senso, l’art. 41 del Codice dell’Amministrazione Digitale che, per gli enti pubblici, assimila il procedimento amministrativo al fascicolo informatico nel quale sono raccolti “gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati”; e si vedano poi, fra le altre fonti normative, le Regole tecniche in materia di sistema di conservazione (DPCM 3 dicembre 2013) e si risalga al Testo Unico DPR 445 del 2000 (per esempio agli artt. 64 e 65).

Con queste norme il legislatore si riferisce ai fascicoli elettronici come oggetti gestiti da sistemi informatici di gestione documentale dedicati a tali funzioni, e non alle cartelline del file system sopra menzionate. Il fascicolo elettronico rientra nel campo della gestione documentale corrente o records management e richiede l’uso di software specifici.

Tali sistemi hanno una serie di funzioni gestionali – come ad esempio la profilazione degli utenti e dei permessi di accesso – e sopratutto consentono di attribuire i metadati. Così definiti in linguaggio tecnico, questi ultimi sono i “dati sui dati”, fondamentali per indicare, nel nostro caso, i principali elementi distintivi di quel fascicolo e dei suoi contenuti. Rappresentano, in senso lato e semplificando un po’, l’etichetta che viene apposta sulla “camicia” del fascicolo cartaceo recante le informazioni più importanti per identificare e descrivere quella raccolta di documenti (come avviene molto spesso, queste informazioni sono scritte direttamente sulla camicia). Tra i metadati che la scienza archivistica e il legislatore prevedono, troviamo infatti l’oggetto del fascicolo (a cosa si riferiscono i documenti che raccoglie), la data di apertura e quella di chiusura, il nome del responsabile e quello dell’Ufficio o Unità organizzativa cui fa riferimento, etc.

 

Nelle organizzazioni pubbliche e private, il fascicolo elettronico, digitale o informatico che dir si voglia, è dunque l’equivalente del fascicolo cartaceo, ma dotato di funzionalità specifiche derivanti dal formato digitale in cui è definito: come la possibilità di agganciare i fascicoli e i documenti ai workflow o flussi di lavoro, di inserirvi in maniera automatica le mail e le PEC, di impiegare il protocollo informatico per i flussi in entrata e in uscita, etc.

Si tratta di un importante strumento di lavoro, come abbiamo visto soggetto a determinate norme legislative, e che richiede adeguati software per poter essere realizzato e usato unitamente all’applicazione di criteri e standard gestionali che derivano dall’archivistica e dal records management.