L’ambiente in cui un archivio è collocato è di fondamentale importanza per la sua conservazione.  La collocazione della documentazione in locali inadeguati a ospitarla la espone ad una serie di rischi:

uno dei più frequenti è il danneggiamento delle carte a causa dell’umidità presente negli ambienti, che nei casi più gravi non possono essere recuperate.

Abbiamo già raccontato cosa fare in caso di allagamento, vediamo ora come orientarsi per arginare i danni provocati dalle muffe o per prevenirne l’insorgere.

Le spore dei funghi che possono trasformarsi in muffe sono presenti ovunque, ma sono innocue se rimangono inerti e non trovano condizioni favorevoli alla loro germinazione.

Se trovano invece un ambiente favorevole, come appunto in presenza di umidità, proliferano e possono alterare i documenti fino a renderli irrecuperabili.

Una delle alterazioni più frequenti, conosciuta con il nome di foxing, si manifesta con macchie di piccole dimensioni e di tonalità differenti di colore (dal beige al rosso ruggine). Se non fermate in tempo, queste alterazioni possono danneggiare irrimediabilmente i documenti ed espandersi fino a infestarne altri. In tali circostanze deve essere consultato personale esperto che valuterà gli interventi necessari da effettuare. Occorre infatti evitare di cercare di intervenire autonomamente, in quanto certi tipi di funghi possono risultare dannosi anche per la salute, provocando disturbi quali mal di testa, nausee, irritazioni agli occhi e problemi respiratori.

Alcune semplici misure tuttavia possono essere prese immediatamente:

• è necessario innanzitutto verificare, proteggendosi adeguatamente, se si tratta di una muffa attiva o inattiva (nel primo caso essa appare umida, viscida e se toccata macchia, nel secondo caso è asciutta e polverosa e viene via se spazzolata);
• in secondo luogo bisogna isolare rapidamente i documenti danneggiati. Se l’infestazione riguarda la maggior parte di un fondo o dell’archivio occorre isolare tutta l’area; se essa interessa solo poche unità può essere sufficiente collocarle in una scatola asciutta in attesa che  siano sottoposte al trattamento più opportuno.

Seguendo alcune semplici buone pratiche possono essere evitati i danni maggiori. Eccone alcune di  facile realizzazione e che non richiedono particolari accorgimenti:

• • collocare le scaffalature a una certa distanza dai muri esterni in modo da consentire la circolazione dell’aria;
  • monitorare costantemente i depositi prestando attenzione alle condizioni dei muri esterni, ai pavimenti e alle eventuali perdite d’acqua in modo da poter prendere rapidamente misure di contenimento dei possibili danni. Nei casi più a rischio, in stagioni o situazioni climatiche o meteorologiche particolari, possono essere utilizzati ventilatori e deumidificatori, fermo restando che la temperatura all’interno dei locali che ospitano archivi dovrebbe essere mantenuta costante e non superare i 25°, così come il tasso d’umidità dovrebbe aggirarsi fra il 40% e il 45%;
  • eseguire regolarmente le procedure previste dalla normativa in materia riguardo alle periodiche operazioni di selezione e scarto della documentazione¹. Il rispetto delle norme consente infatti di facilitare l’intervento e di ridurre i costi di recupero del materiale documentario. In generale, una corretta gestione dell’archivio di deposito consente di evitare o quanto meno di ridurre i rischi di ammaloramento della documentazione in quanto presuppone la realizzazione di operazioni periodiche che rendono possibile il monitoraggio dello stato di conservazione delle carte.

Queste semplici precauzioni possono essere sufficienti a evitare spiacevoli conseguenze; una delle più significative può essere lo scarto di documentazione irrimediabilmente rovinata che, invece, dovrebbe essere destinata ad essere conservata per sempre², con conseguente perdita di informazioni preziose e documenti importanti.