Come scegliere un sistema di gestione documentale
- Gestione documentale
- Febbraio 14, 2022
Ti sei chiesto come governare in maniera sicura le informazioni che la tua azienda produce?
Ti sei mai chiesto come risparmiare (costi) nella gestione delle tue informazioni?
Ti sei chiesto dove tenere i documenti ed accedervi velocemente, facilmente, con accessi controllati e profilati?
Ti sei chiesto dove, come e per quanto tempo conservarli?
Ti sei anche risposto, immagino, che il modo migliore sia adottare un sistema di gestione documentale.
Poi sono iniziate nuove domande:
- Quale sistema?
- Come sceglierlo?
- Il prezzo stracciato che mi propongono che costi nascosti comporta?
Per avere queste risposte devi avere chiari alcuni giusti criteri di cui ti parlerò a breve
Ma prima sarà meglio chiarire di cosa si parla quando si fa riferimento ad un sistema di gestione documentale.
Cos'è la Gestione Documentale
La Gestione documentale è il processo che organizza e gestisce i flussi documentali, cioè la documentazione che l’azienda produce nel corso della sua attività.
Questo workflow documentale, cioè i documenti che vengono creati nello svolgimento di una attività si articola in varie fasi:
- la creazione del documento,
- la condivisione dei contenuti informativi all’interno o all’esterno dell’azienda,
- la conservazione.
Il flusso di lavoro comporta un flusso di informazioni che ogni giorno la tua azienda produce e con essi una grande quantità di documenti cartacei e digitali, operativi, di business, dal valore legale, o amministrativo/contabile, che devono essere amministrati nel modo più efficace possibile.
È importante sottolineare un aspetto troppo spesso trascurato: ogni azienda ha processi di business peculiari, non esiste una soluzione “fit for all”, non esiste un sistema documentale che va bene per tutti.
Ad esempio, una società di ingegneria civile avrà flussi di informazioni molto diversi da una azienda che coltiva barbabietole con sistemi bio-ecologici.
Sei d’accordo?
Conoscere bene le funzioni e le attività di una azienda consente di governare nel modo migliore le informazioni e i documenti necessari al suo specifico business.
Infatti, una corretta gestione documentale produce diversi benefici:
- Facilita il rendimento delle attività operative della tua società poiché le informazioni che servono per svolgerle sono gestite efficacemente. La velocità di condivisione (senza duplicazioni) ed il tempo di recupero delle informazioni più rapido porta un miglioramento concreto a vantaggio del time-consuming del personale
- Protegge gli interessi della tua società ed i servizi che svolgi per i tuoi clienti perché le informazioni sono gestite in maniera responsabile
- Conserva e rende disponibili le prove, le testimonianze delle attività della tua impresa: i testi di presentazione di un tuo prodotto, la progettazione, lo stato avanzamento lavori, il verbale del CdA, i documenti del sistema di gestione per la qualità, i documenti fiscali, eccetera, tutto ha il suo posto nel sistema documentale
- Aiuta a stabilire un’identità ed una cultura imprenditoriale. Il sistema documentale è il riflesso delle funzioni e delle attività della tua azienda.
Dunque, per gestire più adeguatamente il workflow documentale della tua azienda dovrai avvalerti di un sistema.
Come scegliere un software per la gestione Documentale
Da quanto spiegato finora appare chiaro che prima di investire in software è importante definire come governare le informazioni della tua organizzazione in funzione del business specifico della tua azienda.
Il “sistema di gestione documentale” della tua azienda non è infatti soltanto il software, ma l’insieme di regole e procedure per governare le informazioni, senza le quali anche il software più evoluto rischia di sembrare una Ferrari, o un trattore, in un circuito di go-kart.
La gestione corretta del proprio flusso informativo passa prima per una gestione ottimizzata dei propri workflow e documenti, poi per la scelta di un eventuale sistema.
Da notare che la prassi aziendale di governo delle informazioni non è affatto detto che sia la migliore, dal punto di vista economico, per la tua azienda.
Il fatto che “da sempre” la tua azienda abbia “fatto così”, cioè il fatto che i modi in cui le informazioni e i documenti sono gestiti all’interno della tua azienda siano sempre gli stessi da sempre, può impedire di individuare l’effettiva efficacia ed economicità di tali metodi. Avendo “sempre fatto così” difficilmente ci si sofferma a chiedere: quanto?
Quanto costa il tempo che ci impiego a trovare una informazione e condividerla in azienda?
Quanto costa il rischio che un documento vitale per la tua azienda diventi introvabile dopo un certo tempo – per esempio, hai notato che te ne accorgi proprio quando hai una deadline importante, quando proprio quel particolare documento serve per dimostrare un processo esecutivo applicato in una fornitura?
Come anticipato non esiste un sistema “fit for all” che va bene per tutti i flussi informativi.
Il tipico rischio di scegliere un sistema documentale senza aver prima ottimizzato il proprio flusso informativo interno si traduce in due possibili disastri:
- Compri un sistema documentale che replica la tua prassi interna non ottimizzata, cioè perpetui in eterno lo spreco di costi correnti
- Adegui il tuo flusso informativo ad un sistema software (magari rinomato) senza sapere se il nuovo workflow è ottimale per la tua azienda o meno, di solito è peggiorativo e si traduce con un aggravio di costi di gestione
In pratica, il rischio in cui è facile cadere è quello di “investire” in un sistema documentale che invece di ridurre i costi operativi li aumenta (con buona pace del concetto di “investimento”).
Proprio per questo, nello scegliere un sistema di gestione documentale bisogna tenere a mente che esso deve seguire alcune caratteristiche:
- deve farti ridurre il volume della carta prodotta e dunque ottimizzare gli spazi fisici ed informatici che questa fisicamente occupa. Per esempio: un documento digitale deve poter essere utilizzato da più persone dell’azienda per scopi diversi, senza dover necessariamente essere duplicato.
- deve snellire i processi interni riducendo i costi generali di gestione. Per esempio: individuare i documenti “vitali” da conservare per sempre, siano essi cartacei o digitali; significa scartare quelli superflui che rappresentano nel tempo un bel costo di immagazzinamento, che sia fisico o digitale.
- deve aiutarti ad aumentare l’efficienza della tua azienda consentendoti di reperire con maggiore velocità le informazioni ed i documenti di cui necessiti nella tua attività in relazione al processo di business che devi svolgere. Ricordo che questo non è uguale per tutte le aziende, al contrario. Per esempio: un sistema di classificazione adottato da tutta l’azienda e chiaro per tutti, integrato nel software documentale, è un’arma invincibile per velocizzare il recupero dei documenti necessari a ciascuna linea di business.
- Cos’è un sistema di classificazione in un workflow informativo? E’ un concetto specifico che, per non appesantire troppo lo esplicito in un prossimo articolo.
- deve rendere più sicure le informazioni che la tua azienda produce, utilizza e conserva rendendole inalterabili nel tempo (chiare procedure di accesso ai documenti e profilazione del software di gestione), quindi protette seguendo le ultime novità in materia di sicurezza dei dati personali (ad esempio in conformità con il GDPR – General Data Protection Regulation 2016/679).
In pratica
La scelta di un sistema documentale – quando si rende necessaria – si sostanzia in due passaggi fondamentali:
1) ottimizzazione dei propri flussi informativi interni
2) scelta della soluzione software che porta i maggiori vantaggi economici in relazione alle specificità della propria azienda.
Riguardo al punto 1, ArchiviBiblioteche SRL propone, tramite la divisione “Cleverdocs”, l’attività di “HealthCheck”: il servizio di rilevazione, analisi e valutazione, utile per acquisire piena cognizione del sistema documentale aziendale, un passo fondamentale e propedeutico all’ottimizzazione dei flussi informativi aziendali.
