I cambiamenti climatici in atto ci stanno esponendo a fenomeni atmosferici imprevedibili e spesso molto violenti. Non è improbabile che si verifichino allagamenti a causa di un forte temporale o di un nubifragio, oppure esondazioni di corsi d’acqua per  piogge intense. 

In questi casi gli ambienti più esposti e colpiti sono quelli collocati sotto il livello stradale: per  diverse ragioni, si tratta proprio dei luoghi destinati a ospitare gli archivi. Se la documentazione non è adeguatamente conservata e protetta può quindi essere raggiunta dall’acqua. La carta si impregna e il rischio che sia irrecuperabile è alto. 

Cosa fare in questi casi? Innanzitutto occorre allertare la Soprintendenza archivistica e bibliografica competente per territorio, o l’Archivio di Stato più vicino e rivolgersi a personale esperto in grado di adottare le misure più opportune. 

Nell’immediatezza si possono mettere in atto alcuni accorgimenti per limitare i danni in attesa dell’intervento di professionisti del settore. Una volta superate le primissime fasi dell’emergenza (prime misure per la tutela della sicurezza delle persone e intervento degli organi preposti) occorre agire rapidamente per ridurre il più possibile i danni: i documenti una volta bagnati, infatti, sono sottoposti a un rapido deterioramento e possono sviluppare muffe nell’arco di 48 ore. 

Dopo aver provveduto a rimuovere accuratamente tutta l’acqua che si è depositata nei locali e a pulire, è necessario:

• trasferire il materiale in locali asciutti, freddi e ventilati, prestando la massima attenzione nel movimentare la documentazione bagnata; se ciò non è possibile,  si devono arieggiare e ventilare gli ambienti che ospitano le carte danneggiate favorendo il più possibile la circolazione dell’aria; 
• rallentare l’insorgere delle muffe accendendo l’impianto di condizionamento o utilizzando deumidificatori e ventilatori;
• utilizzare fogli di carta assorbente bianca (in mancanza di essa si possono utilizzare i rotoli di carta asciugamani) per assorbire l’umidità, facendo attenzione a non strofinare il materiale bagnato;
• tenere separate le carte bagnate da quelle umide.

È consigliabile anche procedere alla rilevazione di alcune informazioni da riferire agli organi dell’Amministrazione archivistica competenti, utili per pianificare le attività di recupero della documentazione danneggiata, quali ad esempio: la tipologia di documentazione raggiunta dall’acqua, la consistenza (numero di pezzi e/o metri lineari), l’eventuale esistenza di elenchi o di strumenti archivistici di corredo, le modalità e il tipo di evento che ha colpito l’archivio (quando è avvenuto, se il materiale è stato raggiunto solo da acqua o anche da fango e se è stato sommerso tutto o solo in parte).

Per affrontare questo tipo di emergenze un prezioso riferimento per i responsabili degli archivi di enti e istituti culturali è costituito dalle Linee guida per la prevenzione dei rischi e la reazione alle emergenze negli archivi pubblicate nel 2014 dalla Direzione generale per gli archivi.