Tutti i documenti che una Organizzazione produce e acquisisce nell’esercizio delle sue funzioni meritano di essere conservati per sempre?

No, perché non tutti i documenti hanno il medesimo valore dal punto di vista giuridico-probatorio, amministrativo-gestionale e storico-culturale per l’Organizzazione che li ha prodotti.

Alcuni documenti, infatti, sono un utile supporto nell’immediato svolgimento di una attività, ma esaurito questo scopo non servono più.

Altri, invece, sono irrinunciabili per lungo tempo perché condizionati da norme che lo prevedono.

Altri ancora riguardano atti o fatti che, per la loro rilevanza giuridico-istituzionale e storico-culturale, richiedono una conservazione perenne.

Questo significa che può, anzi, deve essere operata periodicamente una attività di selezione sulle pratiche concluse che vengono “inviate in archivio” al fine di:

1) individuare i fascicoli e le tipologie documentali che possono essere scartati, mediante la loro distruzione materiale;

2) preservare quelli che meritano di essere conservati.

Appare evidente quanto questa attività di selezione sia delicatissima per la vita di qualsiasi Ente: pertanto è opportuno che non sia arbitraria o discrezionale, né che sia svolta in situazioni di emergenza, come ad esempio la mancanza di spazi o la necessità di un trasloco.

L’art. 68 del Testo unico sulla documentazione amministrativa (DPR n. 445/2000) prevede espressamente per le pubbliche amministrazioni l’adozione di un “piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione dei documenti”.

Il Piano di conservazione di cui all’art. 68 è anche denominato, secondo una accezione propria del dominio archivistico, Massimario di selezione e scarto.

Vediamo di cosa si tratta.

E’ così definito lo strumento che fornisce indicazioni sui  tempi di tenuta e sulla destinazione finale (distruzione / conservazione) dei documenti prodotti e/o acquisiti in relazione alle tipologie di unità archivistiche (fascicoli, serie) create e gestite dall’Ente.

Il presupposto per il corretto utilizzo di questo strumento è l’organizzazione dell’archivio basata sul Piano di classificazione o titolario, la struttura logico-gerarchica per la classificazione dei documenti sulla base delle funzioni e attività dell’Ente e in essa rappresentate.

Concretamente, dunque, il Massimario elenca in relazione a ciascun ramo divisionale del titolario le tipologie di fascicolo e/o di documento prodotte e per ognuna di esse indicati tempi minimi di conservazione previsti¹.

Da cosa dipendono tali tempi?

Da alcuni fattori fondamentali:

• eventuali obblighi normativi esistenti;
• esigenze di protezione dei dati personali;
• finalità giuridico-probatorie e gestionali interne all’Ente;
• valore scientifico e storico-culturale intrinseco agli atti.

I tempi minimi di conservazione prescritti dal Massimario si applicano alla tipologia documentaria a prescindere dal tipo di supporto sul quale è prodotta (cartaceo o digitale) e decorrono dalla chiusura definitiva del procedimento,  affare o attività, e quindi del fascicolo di riferimento, salvo casi specifici puntualmente indicati.

Occorre precisare che per quanto riguarda la documentazione che non deve essere conservata permanentemente, è opportuno accertarsi che non siano intervenuti eventi di vario tipo che potrebbero raccomandare una estensione dei tempi minimi di conservazione previsti nel Massimario: ad esempio contenziosi giudiziari, nuovi obblighi normativi, eventi disastrosi (incendi, allagamenti, perdita di dati o attacchi ai sistemi informatici etc.).

Tale particolare attenzione è richiesta soprattutto nel caso dei documenti e fascicoli digitali per i quali grazie a specifiche funzionalità presenti nei moderni sistemi informatici è possibile gestire in maniera automatica la procedura di eliminazione della documentazione dai sistemi.

Dunque, per le pubbliche amministrazioni e gli enti pubblici l’obbligatorietà del Massimario è tesa a rendere inderogabili due importanti aspetti, tra loro interrelati:

1) la necessità per gli enti di predeterminare sin dalla fase di produzione del documento i relativi tempi di conservazione, in modo da riuscire a pianificare politiche e interventi conservativi adeguati;

2) l’opportunità di periodiche attività di selezione da compiere sul proprio patrimonio documentario, al fine di eliminare legalmente quelle tipologie documentarie non più rilevanti per il soggetto produttore.

Anche per i soggetti e gli enti privati il Massimario è uno strumento di innegabile utilità, sebbene non obbligatorio: una conservazione indiscriminata e non predeterminata degli atti prodotti è inefficiente e antieconomica, in quanto il recupero delle informazioni diviene lungo e faticoso, e dunque costoso.

Il Massimario, invece, consente di  attuare una conservazione ragionata che ha come conseguenze la razionalizzazione e il risparmio delle risorse umane, logistiche, tecnologiche, economiche necessarie alla gestione e manutenzione dei repository analogici e/o digitali.