La conservazione digitale è l’insieme delle operazioni volte a garantire nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici soggetti a conservazione, contrastando i rischi derivanti dall’obsolescenza hardware e software e dalla perdita del sistema di relazioni cui nativamente è immerso ogni documento.

Il quadro normativo di riferimento¹ deve essere rispettato da:

• Pubbliche Amministrazioni, per le quali la conservazione dei documenti prodotti e acquisiti si configura come una funzione istituzionale, in virtù dell’obbligo di tutela del proprio patrimonio documentario²;
• soggetti privati, limitatamente a precipui obblighi conservativi previsti per specifiche tipologie di atti a rilevanza fiscale e tributaria.

La conservazione digitale è definita come un sistema, ovvero un insieme di persone, procedure, applicazioni e apparecchiature, dedicato ad assicurare non solo la conservazione fisica degli oggetti digitali (Bit preservation), intesa come la capacità di accedere alla sequenza di bit originaria che costituisce il singolo file conservato, ma anche la conservazione dei loro elementi logici (Logical preservation), fondamentali per comprendere il significato intellettuale dell’informazione veicolata e per renderla fruibile anche nel futuro.

Ciò comporta l’invio al sistema di conservazione degli oggetti digitali, ossia le sequenze binarie che costituiscono i file, unitamente al complesso dei metadati ad essi associati, funzionali a restituire informazioni aggiuntive sui contesti amministrativo, gestionale, archivistico e tecnologico di produzione del documento, sul suo contenuto e la sua struttura³.

E’ importante che tali metadati siano prodotti sin dalla fase di formazione dell’archivio, all’interno del sistema di gestione documentale dell’Ente, attraverso l’adozione di idonei strumenti archivistici (piano di classificazione, piano di fascicolazione, piano di conservazione).

Inoltre, particolare attenzione deve essere prestata ai formati da utilizzare, affinché siano scelti formati con caratteristiche idonee⁴ad una conservazione a lungo termine.

Il processo di conservazione delineato nelle Regole tecniche in materia ricalca il modello concettuale e metodologico proposto nello standard ISO 14721: 2003 Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS).

L’oggetto del processo è un pacchetto informativo, un insieme logico costituito:

• dall’oggetto-dati che deve essere conservato;
• dai metadati necessari a comprenderne il contenuto informativo e a veicolare le informazioni sulla conservazione ad esso associate;
• da informazioni sull’impacchettamento;
• da informazioni identificative e descrittive del pacchetto, utili al suo reperimento all’interno del sistema di conservazione.⁵

Il processo di conservazione si articola nelle seguenti fasi: 

1. la formazione e la sottomissione da parte del soggetto produttore al sistema di conservazione del pacchetto di versamento;
2. la verifica del pacchetto di versamento da parte del sistema di conservazione, ai fini della sua accettazione o rifiuto per eventuali anomalie riscontrate, e la generazione del rapporto di versamento⁶;
3. la generazione da parte del sistema di conservazione del pacchetto di archiviazione, sottoscritto con firma digitale dal Responsabile della conservazione;
4. la preparazione ed esibizione su richiesta degli utenti autorizzati del pacchetto di distribuzione, sottoscritto, ove previsto nel Manuale di conservazione, con firma digitale da parte del Responsabile della conservazione.

A regolamentare le modalità tecniche e operative del processo di conservazione deve esserci un accordo tra produttore e conservatore⁷, mediante il quale definire:

• le rispettive responsabilità;
• le tipologie dei documenti informatici da conservare;
• le caratteristiche di composizione dei pacchetti di versamento;
• le tempistiche dei versamenti al sistema di conservazione e le relative modalità (web services, collegamento SFTP⁸, PEC, supporti rimovibili );
• le procedure operative per l’esecuzione degli scarti dei pacchetti informativi, preordinate in base alle tempistiche definite nel Piano di conservazione o Massimario di selezione e scarto.

Parte integrante dell’accordo deve essere il rispetto del Manuale di conservazione, redatto a cura del Responsabile della conservazione⁹.

In base alla norma, sono possibili diversi modelli organizzativi con cui gestire la conservazione digitale:

1. modello interno (in house), secondo il quale il soggetto produttore gestisce il sistema di conservazione all’interno della propria struttura organizzativa;
2. modello esterno (in outsourcing), in base al quale il soggetto produttore, nella persona del Responsabile della conservazione, delega in tutto o in parte la conservazione del proprio archivio a un sistema esterno, appositamente gestito da soggetti pubblici o privati che offrano idonee garanzie organizzative e tecnologiche.

Nel caso dei soggetti pubblici è previsto l’obbligo di affidamento del servizio ad operatori previamente accreditati da Agid.¹⁰