Descrivere un archivio per valorizzarlo

Sarebbe bello durare quanto i racconti che abbiamo ascoltato e che raccontiamo.
Ma loro dureranno più di noi. (Stefano Benni, Pane e tempesta)

Esistono molte cose che sopravvivono alla vita di un uomo, gli archivi sono tra queste ma non è sufficiente sopravvivere, esserci, esistere.

Abbiamo visto quanto sia importante conservarli e mantenerli per tutelarli nella loro fisicità e nel loro contenuto. Ora è il momento di porre l’attenzione su come possono essere valorizzati anche e soprattutto attraverso la loro descrizione.

Quanto sia importante la valorizzazione dei beni culturali in generale, e per gli archivi in particolare, è affermato anche all’art. 6 del Codice dei beni culturali e del paesaggio, dedicato precisamente alla valorizzazione del patrimonio culturale, precisando, al comma 1, che

La valorizzazione consiste nell’esercizio delle funzioni e nella disciplina delle attività dirette a promuovere la conoscenza del patrimonio culturale e ad assicurare le migliori condizioni di utilizzazione e fruizione pubblica del patrimonio stesso , anche da parte delle persone diversamente abili, al fine di promuovere lo sviluppo della cultura.

Gli archivi, com’è già noto, non hanno quell’immediatezza nell’essere compresi e conosciuti come può avvenire ad esempio con un monumento, non smuovono sentimenti ed emozioni nell’animo umano come può avvenire con un dipinto. Gli archivi hanno bisogno, necessariamente di una mediazione, una rappresentazione chiara, coerente e oggettiva che viene fornita attraverso la descrizione delle unità archivistiche e dei livelli in cui sono articolate e ordinate.

Queste descrizioni, che contengono dati specifici per l’ambito archivistico, che sono compilate secondo gli standard  del settore e che sono inserite nell’inventario , sommario o analitico che sia, rappresentano un punto d’incontro importante tra l’utente e la documentazione.

In che modo?

Attraverso un linguaggio chiaro, una struttura coerente con la documentazione e con il contesto storico-istituzionale ed un’esposizione oggettiva delle informazioni poiché la documentazione può essere analizzata, studiata e letta in molte chiavi e secondo infiniti punti di vista, per cui possono nascere e concretizzarsi infinite ricerche negli ambiti più vari.

La descrizione di un archivio è importante per la sua valorizzazione, non solo perché permette di consultarlo ma perché può renderlo visibile ad una comunità più vasta. 

Ad esempio sul web, esistono siti specifici del settore come il 

SIAS – Sistema informativo degli Archivi di Stato 

o il SIUSA – Sistema informativo unificato per le Soprintendenze archivistiche, 

che raccolgono informazioni, dati e descrizioni sugli archivi pubblici statali e non statali e archivi privati dichiarati di interesse culturale. Questi siti possono contenere anche la struttura ad albero degli archivi che descrivono o una versione digitale dell’inventario, ad esempio un file .pdf. Inoltre possono anche rimandare ad altre pagine web, che possono contenere, a loro volta, anche documenti digitalizzati legati ai relativi inventari. La valorizzazione, in questi casi è incentrata sia sulla produzione e diffusione degli inventari, quindi degli strumenti di descrizione per eccellenza, sia sull’esposizione della documentazione attraverso la digitalizzazione che, non bisogna dimenticarlo, svolge anche una funzione di tutela e conservazione, se eseguita correttamente. Bisogna precisare che i documenti digitalizzati non vengono semplicemente esposti come immagini isolate ma sono sempre accompagnati da descrizioni che evidenziano il legame con il resto del fondo documentario a cui appartengono.

Il breve percorso sulla descrizione degli archivi termina qui, dopo aver acceso qualche focus sul suo significato, sul suo rapporto con regole e standard e sulla sua funzione informativa, andando oltre la fisicità del patrimonio documentale, per raggiungere anche, ma non solo, attraverso il web, un bacino più ampio di utenti curiosi e desiderosi di sapere.