Descrivere un archivio per conoscere
- Archivio
- Marzo 13, 2023
Considerate la vostra semenza: fatti non foste a viver come bruti, ma per seguir virtute e canoscenza. (Dante Alighieri, Inferno, Canto XXVI, Divina Commedia)
La conoscenza, la curiosità, il desiderio di scoprire fanno parte da sempre dell’animo umano.
Cosa ha a che fare tutto questo con gli archivi? Ebbene, come Ulisse, mosso e sostenuto dalle sue esperienze spinge i suoi uomini a viaggiare ancora (ahimé verso un triste destino) per aumentare la loro conoscenza del mondo, così l’archivista, sorretto dallo studio e dalle sue osservazioni, sviluppa strumenti tecnici per rendere possibile la consultazione dei documenti, la conoscenza del loro contenuto (nei limiti imposti dalla normativa) e la ricerca nei più svariati campi, mettendo a disposizione di tutti il prodotto del suo lavoro.
L'inventario di un archivio
Strumento per eccellenza che descrive e fa trovare tra le tante carte è l’inventario.
Il termine, di fatto, deriva dal verbo latino invenire ovvero trovare e viene definito nell’Enciclopedia Treccani come:
elenco, registro per trovare ciò che è in un dato luogo.
Definizione tanto semplice quanto ricca nel suo background. L’inventario infatti non è un semplice elenco ma comprende l’esposizione accurata e dettagliata, in base al grado di analiticità scelto, di ciò che sta descrivendo.
Innanzitutto deve contenere una nota storico-istituzionale, una narrazione che tratta della storia del soggetto, un ente, una persona, una famiglia, che ha prodotto ed accumulato il complesso documentario. Al suo interno è bene che ci sia anche quello che in gergo archivistico viene chiamato albero, ovvero la struttura logica (e fisica) del fondo che l’archivista ha rilevato, individuato o ricostruito. La similitudine tra l’elemento botanico e la struttura dell’archivio non è casuale ma serve a rendere evidente il legame tra il corpo documentario (e del tronco dell’albero) nel suo complesso e le sue ramificazioni (serie, sottoserie e livelli sottostanti), fino ad arrivare alla descrizione dell’elemento base di un fondo: l’unità archivistica. Si arriva quindi alla parte più consistente dello strumento ovvero la rappresentazione del fondo attraverso l’elencazione delle unità archivistiche schedate ed aggregate nella serie di riferimento secondo i principi di descrizione standard. Più le descrizioni saranno esatte e coerenti con la documentazione e il suo contesto, più l’utente, il ricercatore o l’archivista saranno in grado di comprenderne il contenuto e scegliere di consultare un’unità piuttosto che un’altra.
Spesso gli inventari sono corredati da altri strumenti utili, per non dire necessari, alla comprensione del fondo e alla sua consultazione: si tratta dell’indice delle entità e dell’indice topografico.
Il primo riguarda la rilevazione e l’elencazione, in ordine alfabetico, principalmente di nomi di persone, di enti e di luoghi, provvisti del riferimento della posizione nell’inventario e descritti secondo regole standard nazionali e internazionali.
Il secondo, è una descrizione funzionale relativa alla posizione fisica del fondo documentario all’interno degli spazi dedicati all’archivio.
In conclusione si può affermare che l’inventario è il ponte tra il desiderio di ricerca dell’utente e il complesso di carte che contiene le informazioni ambite.
L’archivista, infatti è un personaggio di passaggio, che svolgerà le sue funzioni, al meglio delle sue possibilità, per il tempo che gli viene concesso, al contrario dell’inventario che sopravviverà ai singoli professionisti.
