Descrivere l’archivio
- Archivio
- Febbraio 14, 2023
Una descrizione di Zaira quale è oggi dovrebbe contenere tutto il passato di Zaira. Ma la città non dice il suo passato, lo contiene come le linee d’una mano, scritto negli spigoli delle vie, nelle griglie delle finestre, negli scorrimano delle scale, ogni segmento rigato a sua volta di graffi, seghettature, intagli, svirgole.
(Italo Calvino, Le città invisibili)
L'essenza di un archivio
Se immaginiamo l’archivio come la città di Zaira, raccontata da Marco Polo a Kublai Kan, avremo un esempio abbastanza eloquente di un archivio sia nella sua forma di contenitore-luogo sia nel suo contenuto. L’essenza di un archivio infatti si coglie nelle relazioni tra i suoi elementi fisici (i documenti, i fascicoli, i registri, i volumi, le filze..), incanalati nelle aggregazioni logiche (fondi, serie, sottoserie..), che permettono un approccio razionale e ordinato alla documentazione. Vengono in aiuto ancora le parole di Italo Calvino che, attraverso la voce di Marco Polo, descrive cosa sia Zaira, ovvero non solo l’insieme dei suoi gradini e dei suoi tetti:
Non di questo è fatta la città, ma di relazioni tra le misure del suo spazio e gli avvenimenti del suo passato
Sapere e dire che in archivio esista un verbale del Consiglio comunale in cui è stata approvata la costruzione di un ponte, una lettera di protesta firmata dai cittadini contro la costruzione di quel ponte o il certificato di nascita del sindaco in carica in quel momento, non è sufficiente per affermare di aver descritto quel complesso di documenti.
Il ruolo dell’archivista nella descrizione dell’archivio
Per questo l’archivista fa molto di più di Marco Polo che accende la curiosità e la meraviglia nella mente di Kublai Kan: l’archivio può e deve essere descritto, soprattutto nella sua fase storica, per essere tutelato, mantenuto nel tempo, conosciuto non solo dai professionisti del settore ma da tutti, fruito e valorizzato nelle forme e con mezzi al passo con lo sviluppo della tecnologia e delle società umane.
La descrizione inoltre comprende e va ad approfondire tutte le sfaccettature del termine archivio.
Se fin qui è stata posta l’attenzione sul complesso di documenti, non bisogna dimenticare che l’archivio è anche il luogo in cui viene conservata la documentazione, che sia una stanza, un piano (spesso sotterraneo o, al contrario, posto nel punto più alto come una soffitta) o un intero palazzo, non importa: si tratta dello spazio individuato, destinato ed attrezzato per accogliere documenti ordinati sui ripiani degli scaffali, identificati con numeri progressivi, che vanno a completare la descrizione attraverso mappature e indici topografici che indicano la collocazione precisa di ogni pezzo che compone l’archivio.
Last but not least bisogna considerare l’archivio come l’ente che conserva, rende consultabile e valorizza la documentazione: un esempio evidente è rappresentato dagli archivi di Stato, archivi di concentrazione, che sono responsabili di più archivi custoditi al loro interno. Anche l’archivio come ente è oggetto di descrizione: esiste infatti uno standard internazionale relativo agli istituti conservatori, che indica norme su come debbano essere espresse le informazioni relative a tali istituti.
In conclusione, con questo primo di quattro articoli, si intende accendere la curiosità e concentrare l’attenzione su una delle attività che l’archivista compie nel corso della sua vita professionale: rappresentare l’archivio attraverso le parole, schemi e standard nazionali e internazionali, descrivere per proteggere, conoscere e far conoscere il patrimonio documentale.
