La classificazione archivistica

I documenti prodotti e acquisiti da un ente o un’azienda (soggetto produttore) vengono spesso organizzati dal personale secondo criteri non uniformi e comuni a tutti gli uffici, come per esempio con la creazione di cartelle di file nominative o per dipartimento, che non consentono la formazione di un archivio ben organizzato e rendendo difficile il recupero delle informazioni.
L’archivio deve essere quindi organizzato fin dalla sua formazione attraverso attività, strumenti e metodi che garantiscano la corretta stratificazione della documentazione e il mantenimento di un sistema di relazioni stabili tra i vari documenti all’interno del sistema informativo documentale.

Cos’è la classificazione archivistica

Il documento archivistico è sempre prodotto nel corso di un’attività pratica di un soggetto produttore o nell’esercizio di una determinata funzione, pertanto si determina necessariamente un nesso logico tra il documento, i suoi precedenti e susseguenti, e la funzione o l’attività esercitata.

Una delle attività fondamentali per la gestione documentale, che contribuisce al mantenimento di tale nesso, ovvero delle relazioni che legano reciprocamente i documenti, è la classificazione archivistica. Tale attività guida alla formazione dell’archivio; è “essenzialmente uno strumento di ordinamento ed organizzazione funzionale dei documenti e, perciò, anche di ricerca e reperimento, in quanto consente l’indicizzazione funzionale dei documenti”[1].

Secondo il TUDA[2] e le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici adottate da AgID nel 2020 tale attività è obbligatoria nel sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni e si applica a tutti i documenti prodotti e acquisiti (protocollati e repertoriati) da un ente nell’esercizio delle sue funzioni.

Lo strumento per la classificazione: il titolario

Lo strumento che supporta questa attività è il Piano di classificazione o Titolario: un quadro alfanumerico di riferimento per l’archiviazione, che individua ed articola gerarchicamente tutte le funzioni dell’ente o dell’azienda e permette di inserire i documenti nella corretta posizione logica e fisica dell’archivio corrente.

La struttura gerarchica di voci prestabilite articolata in titoli e classi (ed eventuali sottoclassi) guida l’ordinamento logico secondo cui l’archivio in formazione deve essere organizzato e all’interno della quale costituire le unità archivistiche (tipicamente i fascicoli).  Ciascun fascicolo  comprenderà quindi tutti i documenti riguardanti un determinato affare o procedimento.

esempio di titolario

Figura1: Estratto da un titolario

Criteri per una classificazione efficace

Non esiste un modello predeterminato, una “ricetta pronta” utilizzabile in una qualsiasi organizzazione per la realizzazione del piano di classificazione.

Lo sviluppo di un titolario potrebbe apparire immediato, ma è un processo critico che necessita di approfondite analisi preventive, considerazioni, competenza ed esperienza.

Un titolario assente o mal congegnato, infatti, porta inevitabilmente a un’organizzazione frammentaria, ridondante e discrezionale della documentazione: il risultato finale sarebbe la difficoltà nel reperire le informazioni necessarie e un allungamento dei tempi di gestione della documentazione.

Non solo è importante che l’archivio corrente sia dotato di questo strumento, ma è altresì importante che il titolario venga progettato e redatto da specialisti in materia (gli archivisti) con criteri scientifici a partire da un’attenta fase di analisi dell’organizzazione, da condursi con determinati criteri e competenze.

Per essere efficace, quindi, il Piano di classificazione deve essere modellato sulle funzioni esercitate dal soggetto produttore dell’archivio (l’Ente o l’Azienda), e non per esempio sulla base dei soggetti con cui si tiene la corrispondenza o sul suo mutevole organigramma. È facile, infatti, che le denominazioni degli uffici e le strutture organizzative cambino velocemente. Il piano deve inoltre essere semplice e chiaro, contenere il grado di sviluppo dei livelli, utilizzare denominazioni sintetiche e significative per le voci e queste devono essere corredate da un’opportuna descrizione. Il titolario è uno strumento utile che agevola la gestione documentale, facendo leva sulla chiarezza e sulla eliminazione di ambiguità e dubbi da parte dell’utilizzatore.

Il titolario deve essere applicato a tutta la produzione documentale del soggetto produttore (documenti in entrata e in uscita, protocollati e non, digitali e analogici); deve sempre integrarsi con il piano di fascicolazione[3], che è lo strumento operativo fondamentale per la formazione dell’archivio e di fascicoli e aggregati documentali coerenti e funzionali.

Uno strumento ben fatto è in grado di guidare l’attività quotidiana degli uffici, facilita la gestione dei documenti, governa la complessità dei flussi documentari e crea una struttura informativa coerente e unitaria.

 

La classificazione in pratica

Al momento della formazione o dell’acquisizione di un documento, gli si attribuisce un indice di classificazione: è il codice numerico o alfanumerico che identifica la partizione del Titolario che corrisponde alle materie o alle funzioni di competenza. Il documento  viene quindi associato ad uno dei fascicoli aperti in quella specifica classe (voce al secondo livello del titolario) o, se necessario, si apre un nuovo fascicolo. I documenti che si riferiscono allo stesso tipo di attività e fanno parte della stessa unità archivistica saranno perciò identificati anche con lo stesso indice di classificazione.

Un esempio concreto: la selezione di personale in un’azienda. L’annuncio di lavoro predisposto, i curricola ricevuti ed eventuali allegati, le convocazioni per i colloqui ed altri documenti utilizzati nella gestione della selezione saranno tutti organizzati in un unico fascicolo relativo a quella specifica posizione aperta dall’azienda e condivideranno il medesimo indice di classificazione, poiché tutti sono stati prodotti e acquisiti nell’ambito di una determinata attività, legata alla gestione delle risorse umane. 

In questo modo la classificazione guida la sedimentazione dei documenti e la creazione dei fascicoli secondo modalità predeterminate e regole condivise da tutta l’organizzazione che rispecchiano puntualmente  le specifiche funzioni dell’ente o dell’azienda.

 

Classificazione e fascicolazione: un binomio fondamentale

Risulta quindi centrale l’integrazione dell’attività della classificazione con quella della fascicolazione, che come abbiamo visto consente di aggregare i documenti  in unità archivistiche. La  classificazione/fascicolazione non si limita, dunque, all’individuazione delle voci di appartenenza, ma consente anche e principalmente l’ordinamento dei documenti e il loro inserimento in insiemi più complessi, che caratterizzano il sistema documentale dell’organizzazione e i riflettono i processi aziendali ovvero i processi amministrativi (nella pubbliche amministrazioni). Nel caso dell’esempio precedente sulla selezione del personale , i documenti verranno classificati sulla base di attività e funzioni ed anche aggregati insieme in un’unità archivistica (il fascicolo) che riflette il processo di selezione.

[1] Maria Guercio, Il ruolo della classificazione nei sistemi documentari contemporanei, in La metodologia per la definizione di piani di classificazione in ambiente digitale, a cura di Elena Aga Rossi e Maria Guercio, Roma, 2005, p. 14.

[2] Il DPR 445/2000, Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, prevede all’art. 50 che le pubbliche amministrazioni adottino per il proprio archivio criteri uniformi di classificazione e archiviazione e ribadisce (art. 56) che le operazioni di classificazione sono, insieme con quelle di registrazione e di segnatura di protocollo, “operazioni necessarie e sufficienti” per la tenuta del sistema di gestione dei documenti. Le PA determinano autonomamente e in modo coordinato per le AOO, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo (art.64).

[3] Si veda anche il Piano di organizzazione delle aggregazioni documentali introdotto dalle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici di AgID, par. 3.2.

[4] Si veda anche il Piano di organizzazione delle aggregazioni documentali introdotto dalle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici di AgID, par. 3.2.