Quali sono gli obblighi di legge sulla gestione documentale corrente per il mondo privato?

Vi sono diverse norme relative alla gestione documentale che i privati – aziende e singoli cittadini – sono tenuti ad applicare. Cercheremo in queste righe di indicare quali sono e in che modo devono essere considerate.

Diciamo innanzitutto che le norme riguardanti l’ambito della gestione e tenuta dei documenti sono anche per i privati strumenti molto utili, regolamentano e tutelano le attività svolte e sono funzionali ad una ottimizzazione dei processi.

Il principale riferimento normativo è costituito dal Codice dell’Amministrazione Digitale (Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82) più volte integrato e modificato[1].

Questo fondamentale testo legislativo disciplina la disponibilità, la gestione, l’accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell’informazione in modalità digitale tra le Pubbliche Amministrazioni fra loro e nei rapporti con i cittadini. Si tratta di un testo la cui prima finalità, quindi, concerne la regolamentazione dell’uso delle tecnologie digitali nelle Pubbliche Amministrazioni.

Tuttavia al comma 3 dell’Articolo 2. Finalità e ambito di applicazione, leggiamo:

Le disposizioni del presente Codice e le relative Linee guida concernenti il documento informatico, le firme elettroniche e i servizi fiduciari di cui al Capo II, la riproduzione e conservazione dei documenti di cui agli articoli 43 (Conservazione ed esibizione dei documenti) e 44 (Requisiti per la conservazione dei documenti informatici), il domicilio digitale e le comunicazioni elettroniche di cui all’articolo 3-bis e al Capo IV, l’identità digitale di cui agli articoli 3-bis e 64 si applicano anche ai privati, ove non diversamente previsto.

Dunque, un’ampia serie di norme interessano le aziende private e i cittadini in genere su fronti differenti.

In primo luogo, riguardano  il tema della documentazione digitale in tutta la sua ampiezza, un tema sempre più strategico nell’organizzazione di un’impresa. Facciamo un esempio.

Una richiesta molto diffusa e sentita dalle aziende riguarda la possibilità di effettuare “copie informatiche di documenti analogici” in modo da poter procedere allo scarto della documentazione originale cartacea: essa deriva dalla necessità di contenere i costi di gestione dei propri archivi in termini di risorse economiche e spazi dedicati, oltre che di migliorare la ricercabilità e la gestione dei documenti e dei dati.  Non diversamente da quanto disposto per il comparto pubblico, il Legislatore prevede anche per il settore privato questo tipo di intervento disciplinandone le modalità di attuazione (art. 22). Applicando quanto previsto, è possibile realizzare copie di documenti di ogni genere, formati in origine su supporto analogico, che avranno piena efficacia, ai sensi degli artt. 2714 e 2715 del Codice civile (riguardanti le copie di atti pubblici e di scritture private originali), e la cui esibizione e produzione sostituisce quella dell’originale.

Un altro esempio è rappresentato dall’applicazione e utilizzo della firma digitale. È vero che il privato cittadino o l’impresa si avvalgono di prestatori di servizi di firma digitale, il cui profilo di attività è sempre definito nel CAD, tuttavia è bene sapere, ad esempio, che ai sensi dell’art. 4-bis. L’apposizione a un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione, salvo che lo stato di sospensione sia stato annullato.

La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le parti interessate.

In questo senso il Codice è molto chiaro su aspetti che vanno tenuti in considerazione e conosciuti per evitare “sorprese” che possono avere conseguenze importanti e serie.

Sulla stessa linea, altri articoli riguardano la conservazione digitale (che tutti conosciamo come obbligatoria con riferimento alle fatture elettroniche), le modalità di trasmissione telematica fra cui la PEC, fino agli scenari del Sistema Pubblico di Identità Digitale – SPID che consente di accedere a tutti i servizi online della Pubblica Amministrazione con un’unica Identità Digitale.

Per molte delle disposizioni richiamate il Legislatore ha previsto l’emanazione prima di “Regole tecniche”, poi di “Linee guida” per stabilire precisamente quali requisiti tecnici e funzionali siano da rispettare affinché le procedure e gli strumenti informatici adottati siano perfettamente aderenti alle attese normative e possano essere utilizzati senza alcuna preoccupazione da parte dei privati cittadini e delle aziende.

Per arrivare ai risultati ottimali previsti dalla norma, un fondamentale supporto per le imprese è l’adozione di prodotti informatici adeguati, per la cui valutazione di qualità esistono metodologie e criteri consolidati.

Infine, ma non per importanza, per la implementazione di un sistema di gestione documentale, che rappresenta uno degli asset aziendali più importanti e strategici, una norma di notevole supporto è lo standard ISO 15489 – Records management standard: illustra concetti e principi relativi alla creazione, acquisizione e gestione dei documenti e offre linee guida per la implementazione di un sistema di gestione documentale.

[1] L’ultimo intervento al CAD è stato previsto dal Decreto legislativo 13 dicembre 2017, n. 217.