Proseguiamo nella scoperta dei termini utilizzati dalla disciplina archivistica con uno dei più misconosciuti, probabilmente, ma che indica una funzione fondamentale nell’organizzazione dell’archivio: il repertorio.

Il repertorio

Questo termine definisce innanzitutto un peculiare tipo di aggregazione documentale che raccoglie documenti identici per forma e provenienza, ma difformi per contenuto, disposti in sequenza cronologica. Ciascun documento, in base a tale ordine, è identificato con un numero progressivo cui viene riconosciuta una valenza probatoria.

Il repertorio può essere quindi considerato una maniera differente di organizzazione e ordinamento della documentazione e nello stesso tempo una forma differente di registrazione, parallela al registro di protocollo, prevista dall’art. 53, comma 5 del DPR n. 445/2000, che consente registrazioni particolari per determinate categorie di documenti.

In altre parole: gli atti per i quali è prevista una registrazione particolare sono annotati in registri (un tempo cartacei ora informatici), detti appunto repertori, analoghi a quelli di protocollo che rivestono una valenza probatoria ad essi assimilabile. Si possono formare quindi repertori dei decreti, delle deliberazioni, dei contratti, delle sentenze, etc.

Altra particolarità è rappresentata dal fatto che la differenza di contenuto informativo dei documenti che le compongono fa sì che tali serie siano sganciate dal riferimento a una singola voce del titolario di classificazione, in quanto i singoli documenti vengono ricondotti ognuno a una classifica differente. In altre parole, il repertorio nel suo complesso non può essere classificato perché costituisce un’aggregazione di documenti (classificati) e non un singolo documento.

Il termine conosce, inoltre, un’altra declinazione: il repertorio dei fascicoli, una componente essenziale per la corretta gestione dell’archivio. Esso consiste in un registro cartaceo o informatico (una base di dati) nel quale vengono annotati con una numerazione progressiva i fascicoli secondo l’ordine cronologico di apertura nell’ambito delle partizioni più basse del piano di classificazione e svolge la medesima funzione di certificazione giuridico-probatoria che il registro di protocollo esplica a livello di singoli documenti.

Nonostante ne riproduca la struttura, il repertorio dei fascicoli non va confuso con il titolario come spiegava già Eugenio Casanova nel suo manuale:

“perché questo, che è la vera guida della registrazione e dell’archivio, abbraccia tutte quante le possibilità del servizio e assegna ad ognuna il suo posto per essere rintracciata; il repertorio invece non registra se non quello che effettivamente è pervenuto o partito e può quindi presentare molte lacune rispetto al servizio^[1].”

Più semplicemente: si tratta di uno strumento che rende evidente, attraverso la registrazione, l’effettiva produzione dei fascicoli e quindi degli affari concreti trattati dal soggetto produttore. La sua funzione quindi non si esaurisce con l’attestare l’esistenza all’interno dell’archivio di un determinato fascicolo, ma ha anche importanti risvolti a livello gestionale, consentendo di monitorare l’attività dell’ente.

Inoltre, quale mezzo di corredo, la sua corretta impostazione consente di avere a disposizione una serie di informazioni che agevoleranno alcune operazioni successive come la redazione degli elenchi di trasferimento all’archivio di deposito o di quelli di scarto.

Previsto esplicitamente dall’art. 36 del Regio decreto n. 35/1900^[2] come un elemento cardine nella gestione dell’archivio, il repertorio dei fascicoli è oggi quasi caduto in disuso nella prassi di molte amministrazioni pubbliche.

In ambiente digitale è invece utilissimo, se non necessario, per l’organizzazione dei flussi documentali digitali. Si consideri poi che la realizzazione del repertorio è più facile con gli attuali sistemi informatici, in quanto molte delle informazioni che lo alimentano sono desunte dalla registrazione, classificazione e fascicolazione dei documenti stessi.

I repertori svolgono quindi funzioni essenziali sia per la certezza giuridica^[3] che per finalità organizzative, se correttamente integrati nel sistema di gestione documentale che, adeguatamente progettato e sviluppato, rappresenta una risorsa anche per il controllo di gestione di ogni organizzazione che lo impiega.