HEALTH-CHECK DOCUMENTALE
Un servizio di rilevazione, analisi e valutazione indispensabile per acquisire piena cognizione del sistema documentale aziendale, inteso nella sua interezza e nelle sue tre fasi di vita:
- Corrente: flussi di informazioni aziendali relative a processi in corso
- Deposito: documenti e informazioni da custodire secondo regole definite
- Storico: documenti ed informazioni con valore storico-culturale
DESTINATARI DEL SERVIZIO
Il servizio di “HealthCheck Documentale” è particolarmente indicato per:
- Aziende interessate ad intervenire sui flussi documentali “correnti”, con l’obiettivo di eliminare i flussi cartacei in favore di quelli digitali.
- Aziende che hanno la necessità di armonizzare insiemi di informazioni veicolati da diversi canali (tradizionale cartaceo, dematerializzato, nativo digitale)
- Aziende con flussi documentali e informativi da regolamentare.
- Aziende che devono scegliere un sistema documentale o configurarlo efficacemente
- Aziende che hanno la necessità di eliminare la ridondanza cartaceo/digitale, cioè stabilire regole per preferire la documentazione digitale a quella cartacea (mantenendo solo la carta che serve davvero)
- Aziende che hanno depositi cartacei da sistemare: cosa scartare, cosa tenere, perché. Per guadagnare spazio, per ridurre il carico incendiario, per acquisire nuovi locali, per recuperare velocemente le informazioni sui documenti.
- Aziende che vogliono dare valore ai propri archivi e renderli più visibili e usabili (valorizzazione della storia d’impresa)
- Aziende che hanno bisogno di regole per determinare cosa conservare in cartaceo e in digitale, ogni quanto scartarlo, cosa non scartare mai.
- Aziende che necessitano di acquisire maggiore controllo sul reperimento di documenti (sapere dove sono i documenti che in caso di necessità vanno esibiti per ragioni giuridiche, fiscali, di business, ecc.)
Dipartimento IT e Operations aziendale
L’efficacia e l’efficienza del business di una azienda è direttamente legato al flusso dei propri documenti ed informazioni.
In questo contesto è quindi importante “Governare” efficacemente tutte le informazioni aziendali.
E’ importante affrontare una fase di analisi congiunta tra IT e Operations in modo tale da rendere l’accesso alle informazioni aziendali efficiente secondo i processi definiti da Operations ed efficace attraverso le infrastrutture tecnologiche configurate e gestite da IT.
In particolare, il dipartimento IT ha la responsabilità di ottimizzare l’infrastruttura software che, per risultare efficace, dovrà essere configurata secondo logiche di governo studiate sulle specifiche aziendali.
Dipartimento Amministrativo aziendale
Area interessata alla produzione di una grande quantità di documenti ed informazioni per la gestione amministrativa e contabile dell’azienda, oltre che per il rispetto della normativa vigente.
Il Dipartimento Amministrativo aziendale è uno dei principali fruitori del sistema informativo aziendale.
Il suo coinvolgimento nell’analisi e definizione dei flussi informativi è cruciale per una gestione efficiente ed economica delle informazioni.
OBIETTIVI DEL SERVIZIO
Risultato del lavoro sarà la conoscenza dello stato “As-Is” del governo delle informazioni aziendali: come circolano, in che modo vengono trattate, conservate, scartate, come vengono ricercate.
Ad esempio:
- la modalità di accesso e di scambio delle informazioni
- applicativi utilizzati nello svolgimento delle attività aziendali
- quale sistema documentale è in uso
- quali archivi fisici e digitali esistono in azienda e loro consistenze
- ottimizzare/snellire i processi aziendali
- ridurre i costi di gestione delle informazioni (diretti e indiretti)
DESCRIZIONE DEL SERVIZIO
Rilevazione dello stato attuale del Sistema Informativo/Documentale
Il lavoro consisterà nell’analisi di documenti ed in uno o più incontri con le figure chiave dell’azienda.
Tra le figure importanti da intervistare ci sono, ad esempio, il responsabile delle operazioni, il responsabile dell’area amministrativa, il responsabile dell’area IT, il responsabile della qualità aziendale.
Individuazione delle criticità
Successivamente alla fase di rilevazione, i dati raccolti verranno analizzati con l’obiettivo di individuare esigenze e criticità .
Ad esempio:
- difficoltà nel reperire le informazioni o documenti aziendali (tempi e costi)
- duplicazione incontrollata e ridondante dei documenti e delle informazioni
- mancanza di procedure omogenee e coerenti con il business
- archivi (fisici e digitali) disordinati che occupano spazio
Proposta degli interventi correttivi
Nel caso in cui dovessero emergere inefficienze nell’ambito della gestione delle informazioni, che comportano costi inutili e non produttivi.
COME FUNZIONA
INTERVISTE
Sarà fissato un calendario di incontri, con alcune figure chiave, articolati secondo una metodologia consolidata, che include una prima analisi delle informazioni e dei documenti cruciali per l’azienda, oltre che dei sistemi che vengono utilizzati per processarli e renderli disponibili.
ANALISI
Analisi e valutazione del sistema informativo/documentale nelle sue 3 fasi:
- Archivio Corrente: flussi di informazioni aziendali relative a processi in corso
- Archivio di Deposito: documenti e informazioni da custodire secondo regole definite
- Archivio Storico: documenti ed informazioni con valore storico-culturale
REPORT
Il report sarà articolato in:
- una prima parte dedicata ad una fotografia dello status quo,
- una seconda parte contenente un focus sugli elementi principali e
- una terza parte che conterrà le esigenze rilevate e le criticità riscontrate.
MAGGIORI INFORMAZIONI SUL SERVIZIO
Se sei interessato a saperne di più sul servizio di “HEALTHCHECK Documentale” per la tua azienda/organizzazione, inviaci una richiesta tramite il form seguente e ti ricontatteremo per approfondimenti.
