Il problema della ridondanza cartaceo-digitale: conseguenze e soluzione
La ridondanza cartaceo-digitale in azienda Esiste un fenomeno frequente che moltissimi di voi avranno riscontrato nella propria azienda ed anche a casa: uno stesso documento è conservato in numerose copie sia cartacee che digitali, in luoghi diversi. Nella propria cloud e nel proprio hard disk (per esempio in directory diverse), nell’archivio delle email; ancora, sulla scrivania (non si sa mai..) …
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La transizione digitale: un cambio di mindset
Elementi importanti della transizione digitale La cosiddetta “transizione digitale” è un paradigma che, contrariamente a quanto è comune pensare, non include solamente elementi di natura tecnologica. Avviare correttamente una transizione digitale significa innanzitutto impostare un “mindset” adeguato che dia la giusta importanza ad alcuni elementi, non necessariamente tecnologici: uno su tutti la “gestione del dato”. Si fa presto a dire …
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Come monetizzare le risorse informative di una azienda
L’importanza dell’informazione come grande risorsa strategica per realizzare gli obiettivi dell’azienda è ampiamente riconosciuta negli ambienti di gestione. Quello che viene ignorato è il valore economico delle informazioni aziendali. Quanto valgono le tue informazioni aziendali? Quanto ti costa gestirle? L’investimento in sistemi informativi ha un ROI reale? Il peso economico delle risorse informative La maggior parte delle organizzazioni investe …
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Come scegliere un sistema di gestione documentale
Ti sei chiesto come governare in maniera sicura le informazioni che la tua azienda produce? Ti sei mai chiesto come risparmiare (costi) nella gestione delle tue informazioni? Ti sei chiesto dove tenere i documenti ed accedervi velocemente, facilmente, con accessi controllati e profilati? Ti sei chiesto dove, come e per quanto tempo conservarli? Ti sei anche risposto, immagino, che il …
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Le figure professionali della gestione documentale. Chi è il Responsabile del Servizio per la gestione informatica dei documenti?
Una figura professionale fondamentale per la gestione documentale di una organizzazione è stata posta dal legislatore al centro del quadro normativo sui sistemi documentali: vediamo chi è e quali ne sono i tratti salienti. Il Responsabile del Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archvi (o Responsabile della gestione documentale) è stato introdotto dal DPR n. …
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Gestione documentale corrente e privati: quali obblighi?
Vi sono diverse norme relative alla gestione documentale che i privati – aziende e singoli cittadini – sono tenuti ad applicare. Cercheremo in queste righe di indicare quali sono e in che modo devono essere considerate. Diciamo innanzitutto che le norme riguardanti l’ambito della gestione e tenuta dei documenti sono anche per i privati strumenti molto utili, regolamentano e tutelano le attività …
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È necessario il protocollo informatico nelle aziende private?
Quello del protocollo informatico è un tema a tratti misterioso (“che cos’è mai questo protocollo?”) ma di cui si sente spesso parlare quando si interagisce con la PA (“il Comune mi ha rilasciato il protocollo per la domanda che ho fatto!”). In realtà, il protocollo o, diciamo meglio, la registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita da …
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Quale formato adottare per la conservazione a lungo termine dei documenti digitali?
Nelle nostre attività lavorative quotidiane ci siamo mai soffermati sulla scelta del formato utilizzato per la creazione di un documento digitale? Ci siamo mai chiesti: il formato che sto utilizzando è quello più idoneo per garantire l’usabilità del documento che devo redigere, scambiare e archiviare? É una domanda importante da porsi, cui rispondere con attenzione, in considerazione degli scopi connessi …
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Il diritto alla protezione dei dati personali: una opportunità per ripensare (a)i sistemi documentali
Il nuovo Regolamento generale europeo per la protezione dei dati personali- GDPR, dall’acronimo inglese (Regulation EU 216/679) – ha scatenato un gran fervore di dibattiti, workshop, webinar. Mediante l’offerta di innumerevoli servizi e prodotti (consulenza legale, corsi di formazione, software per la gestione del rischio e per la sicurezza informatica, pacchetti “all inclusive” e “chiavi in mano”) il mercato promette …
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