Fondazione Fondirigenti “G. Taliercio”

Piano di classificazione e piano di fascicolazione, massimario di selezione per fascicoli riguardanti le attività “core” della Fondazione, procedure di protocollo nell’ambito di un progetto di dematerializzazione della gestione documentale

Esigenze

La Fondazione è un Ente di diritto privato equiparato a organismo di diritto pubblico, in qualità di Fondo paritetico interprofessionale nazionale per la formazione continua, ed è quindi sottoposto all’autorizzazione e controllo del Ministero del lavoro e delle politiche sociali e all’osservanza delle disposizioni emesse dall’Anac in tema di contratti relativi a lavori, servizi, forniture.

Per questi motivi, Fondirigenti ha manifestato le seguenti esigenze:

– Dematerializzazione dei flussi documentali relativi ai piani formativi

(attività “core”)

– Sistema di archiviazione condiviso: sistematizzazione dei criteri per la creazione, alimentazione e archiviazione dei fascicoli digitali

– Definizione delle procedure di protocollo informatico

– Definizione dei tempi di conservazione dei documenti relativi ai piani formativi (attività “core”)

Articolazione del progetto

• Fase I
Fornitura dei seguenti strumenti

Assessment documentale comprendente: descrizione as is; focus point sulle principali criticità individuate; proposta to be e roadmap degli interventi

– Procedure di protocollo e disegno del relativo modello organizzativo

– Consulenza per l’adeguamento dei requisiti funzionali del software di gestione documentale

– Piano di classificazione (in versione parziale)

– Piano di fascicolazione relativo alle attività inerenti i piani formativi e i progetti

– Prontuario di selezione per i fascicoli oggetto di analisi

Workflow documentale dei piani formativi corredato da approfondimenti normativi specifici

– Formazione d’aula e on the job training sull’applicazione delle procedure e l’utilizzo degli strumenti forniti

• Fase II (in corso)

– Piano di classificazione a due livelli (completo)

– Piano di fascicolazione

– Implementazione di flussi documentali digitali