È necessario il protocollo informatico nelle aziende private?

Quello del protocollo informatico è un tema a tratti misterioso (“che cos’è mai questo protocollo?”) ma di cui se ne sente spesso parlare quando si interagisce con la PA (“il Comune mi ha rilasciato il protocollo per la domanda che ho fatto!”). In realtà, il protocollo o, diciamo meglio, la registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita da un ente, e anche di quelli interni per chi ne faccia uso, è uno strumento molto diffuso anche nelle realtà private.

Proviamo, innanzi tutto, a dare una definizione: con registrazione di protocollo si intende la registrazione di alcuni dati relativi a un documento e ai suoi allegati, in formato analogico (cartaceo) o digitale, ricevuto o spedito con qualsiasi mezzo di trasmissione (posta tradizionale, posta elettronica, posta elettronica certificata, raccomandata, corriere, consegna a mano, etc.). La registrazione di protocollo consiste propriamente nel registrare una serie di dati relativi a quello specifico documento e ai suoi allegati: mittente o destinatario, oggetto, mezzo di trasmissione, etc. All’atto della registrazione, al documento e ai suoi allegati sono associati un numero e una data certi e immodificabili mediante apposizione meccanica o digitale sul documento stesso di una stringa denominata, con parola tecnica, segnatura.

L’insieme delle registrazioni di protocollo così effettuate confluisce in un registro di protocollo che raccoglie e presenta tutte le registrazioni nell’ordine progressivo di numerazione. Il registro di protocollo è uno strumento archivistico che ha una lunga storia e che oggi ha abbandonato, largamente, la sua forma cartacea ed è divenuto digitale mediante appositi software di protocollo informatico.

Ma a cosa serve, quindi, la registrazione di protocollo? A dimostrare a terzi (un responsabile, collega o dipendente del nostro Ente, un utente esterno, il personale di un’altra Organizzazione, un Organo di vigilanza e controllo, etc.), che uno specifico documento con i suoi allegati è stato ricevuto o è stato spedito in una data certa e determinata. Come si intuisce, senza entrare in eccessivi dettagli, il valore dello strumento è molto forte sul piano giuridico-probatorio e proprio per questo è obbligatorio per le pubbliche amministrazioni. Esiste una specifica normativa su questa materia che espone principi, funzioni, caratteristiche e requisiti di un protocollo informatico che, per comodità, possiamo definire a norma PA.

Per quanto riguarda il settore privato, sebbene il protocollo informatico non sia uno strumento richiesto dalla legge, si nota negli ultimi anni un aumento di attenzione nei suoi confronti e una maggiore richiesta di informazioni accompagnata, in non pochi casi, dalla decisione di adottarlo anche nella propria realtà.

Per la precisione va ricordato che, spesso, esistono già dei protocolli nelle aziende: si tratta, in molti casi, di fogli excel in cui sono annotati alcuni dati relativi alla trasmissione e alla ricezione della corrispondenza; in altri casi, il protocollo è il numero che si associa a una pratica e che l’accompagna lungo tutto il percorso fino alla conclusione. Facciamo l’esempio di una commessa: essa avrà un numero di protocollo, sempre lo stesso, conferito all’inizio, con il quale saranno registrati tutti i documenti che nel tempo saranno prodotti e acquisiti fino alla conclusione.

Oltre a questo tipo di impiego, abbastanza diffuso, una serie di recenti introduzioni normative europee e nazionali in tema di privacy, gare e appalti, documenti amministrativi e fiscali, etc. sta conducendo molte realtà private a richiedere e a dotarsi di sistemi di protocollo per le proprie attività.

Un esempio possiamo trovarlo nell’ambito delle società di costruzioni: è bene che ogni step nella partecipazione a bandi di gara significativi per importo e volume di attività previste sia adeguatamente tracciato e registrato in modo che possa essere documentata la correttezza nei tempi e nei modi delle azioni intraprese.

Un altro esempio è possibile ricavarlo da aziende private che operano nel mondo della finanza o delle assicurazioni. Va notato, a tal proposito, che diversi settori privati sono soggetti a Organi di vigilanza che richiedono, se non il “protocollo a norma PA”, che non possono esigere, sicuramente adeguati sistemi di registrazione delle comunicazioni e dei flussi. Nel caso delle assicurazioni, per esempio, l’organo di vigilanza IVASS richiede che siano date risposte agli assicurati in tempi certi rispetto alla segnalazione di sinistri o ad altre fattispecie. Nel caso dei broker o di altri agenti intermediari sui mercati finanziari, comprese società di intermediazione, vigila la Consob: anche per questa categoria, poter documentare le tempistiche e le modalità dei rapporti e delle transazioni mediante sistemi di tracciatura certi e sicuri è un’esigenza sempre più avvertita che può essere assolta adeguatamente da un sistema di protocollo informatico.

Un’ultima osservazione: non è semplice implementare un sistema di protocollo adeguato alle esigenze di un’azienda privata. Proprio perché non soggetta a tutti gli obblighi previsti per le PA, si tratta in molti di casi di disegnare una soluzione su misura per l’azienda che da un lato offra tutte le garanzie che lo strumento sia sicuro e non manipolabile (non un semplice foglio excel abbellito, insomma), e dall’altro che non ingessi l’attività quotidiana. Riuscire a equilibrare i due fronti della questione – avere garanzie che il protocollo sia proprio un protocollo e nel contempo non trasformare un’azienda in una PA – è l’obiettivo principale che l’introduzione di una soluzione di questo tipo deve risolvere.

D’altra parte, va anche detto che una soluzione di protocollo informatico può favorire l’azienda in due processi di transizione oggi più che mai molto importanti e strategici: favorire in maniera decisa la dematerializzazione, cioè la trasformazione del cartaceo in digitale per arrivare all’uso esclusivo di quest’ultimo; e promuovere una logica di lavoro basata su workflow e automatismi per ridurre tempi di lavoro e migliorare la qualità delle attività svolte.